Internkontroll er prosessen med å følge opp og dokumentere det kontinuerlige HMS arbeidet i bedriften.
Det er daglig leder sitt ansvar at internkontroll etableres og gjennomføres, men alle ansatte og deres representanter skal delta.
Hva er internkontroll?
Internkontroll er virksomhetens kvalitetssikring eller egenkontroll.
Egenkontrollen skal sørge for at problemer, utfordringer, risiko relatert til helse, miljø og sikkerhet blir avdekket i tide og dermed hindre uønskede hendelser og en god trygg arbeidsplass.
Krav til internkontroll er beskrevet i internkontrollforskriften. Konkret stiller forskriften følgende krav til internkontrollprosessen:
| Sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten | – |
| Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer | – |
| Sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes | – |
| Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet | må dokumenteres skriftlig |
| Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt | må dokumenteres skriftlig |
| Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene | må dokumenteres skriftlig |
| Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhets- lovgivningen | må dokumenteres skriftlig |
| Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt | må dokumenteres skriftlig |
Interkontrollsystemet du får når du gjennomfører HMS kurs hos oss inneholder alle elementene i tabellen over. For små bedrifter trenger ikke internkontroll være så omfattende.
Internkontroll er benevnelsen på alt HMS relatert arbeid i bedriften.
En annen benevnelse som ofte blir brukt er systematisk HMS arbeid. Det hele kan kanskje høres omfattende ut, men det er egentlig ganske enkelt. Det hjelper å tenke på internkontrollsystemet som en «huskeliste». Interkontrollsystemet hjelper deg å sette fokus på de riktige og viktige tingene, samt sette krav til egen virksomhet og hvordan håndtere situasjoner når – eller før – de oppstår. Det er daglig leder som plikter å sørge for systematisk oppfølging av krav regelverket stiller til HMS i sin bedrift.
Sanksjoner ved manglende internkontroll
Et godt dokumentert arbeid med helse, miljø og sikkerhet gjennom et oppdatert internkontrollsystem eller HMS perm, er minst like viktig som et HMS kursbevis når Arbeidstilsynet kommer på besøk. HMS kurset gir den lovpålagte dokumentasjonen på gjennomført HMS-opplæring, mens internkontrollsystemet dokumenterer at det faktisk arbeides systematisk med helse, miljø og sikkerhet i virksomheten. Ved tilsyn fra Arbeidstilsynet kontrolleres begge deler. Det er også viktig å huske på at for Arbeidstilsynet er et internkontrollsystem og bevis på at internkontroll er implementert i bedriften
Dersom bedriften ikke kan dokumentere HMS arbeidet kan myndighetene gi pålegg om å rette opp forholdet innen en gitt frist. Dersom pålegget ikke etterkommes innen fristen, kan det føre til dagbøter. I alvorlige tilfeller kan det også bli snakk politianmeldelser.
Mangelfullt HMS system, kan også ha forretningsmessige konsekvenser.