Kategorier
Hjemmekontor Informasjon fra STAMI Nyheter relatert til Helse, Miljø og sikkerhet

En bedre arbeidsdag på hjemmekontoret

Innlegg av Morten Birkeland Nielsen, forskningssjef ved Statens Arbeidsmiljøinstitutt. Innlegget er hentet fra Ramazzini nr 1/2021.

Mens bruk av hjemmekontor tidligere var ansett som et begrenset gode, har mange i løpet av det siste året nå fått betydelig erfaring med arbeid hjemmefra, enten man har ønsket det eller ikke. Selv om arbeid hjemmefra har en rekke potensielt positive sider, slik som tidsbesparelser ved redusert reisevei til jobb og muligheter før økt selvstendighet og autonomi, bør man også være oppmerksom på en del viktige utfordringer ved bruk av hjemmekontor. Disse utfordringene er primært knyttet til fysiske, mekaniske og psykososiale forhold ved jobben.

Med utgangspunkt i kunnskap fra forskning på arbeidsmiljø vil jeg her beskrive noen av disse utfordringene, samt komme med forslag til hvordan man best kan tilrettelegge arbeidsdagen på hjemmekontor.

Et år med uforutsigbarhet og endringer

For mange norske arbeidstakere er nok «uforutsigbarhet» og «endringer» ord som er beskrivende for det siste året. Både som enkeltindivider og samfunn har vi måtte tilpasse oss tiltak som har påvirket hverdagen vår på en rekke måter. Vi har måttet begrense sosial kontakt, fokusere på smittevern i alle sosiale situasjoner og endre arbeidsrutiner. De fleste foretrekker en viss grad konsistens og stabilitet fremfor uforutsigbarhet og usikkerhet. Så omfattende endringer som vi har vært gjennom siste året, kan derfor etter hvert føre til psykisk slitasje og økt motstand mot tiltakene som er satt inn.

Redusert kontroll og høye krav

I en normalarbeidssituasjon er arbeidsdagen for kontorarbeidere nettopp relativt rutinepreget. Vi vet stort sett hvordan arbeidsoppgavene skal løses, og når vi er fysisk tilstede på arbeidsplassen har vi lett tilgang til de verktøy som er nødvendig for å gjennomføre arbeidsoppgavene. Disse rutinene og hjelpemidlene skaper en opplevelse av kontroll over arbeidssituasjonen. En rekke studier har vist at en opplevelse av kontroll reduserer risikoen for stressbelastninger. I mangel av rutiner og direkte tilgang til nødvendige ressurser vil arbeidstakere derimot kunne oppleve redusert kontroll samtidig som forventninger og krav i jobben gjerne er uendret eller til og med høyere. Vedvarende ubalanse mellom krav i jobben og opplevelse av kontroll gir økt risiko for en rekke helseproblemer slik som hjerte- og karsykdommer og psykiske plager, samt sykefravær og uførhet.

God ledelse synes å være særlig viktig med tanke på å demme opp for de negative konsekvensene som kan følge av endringer og uforutsigbarhet i jobben.

Vendt oss til hjemmekontor

Selv om de fleste mennesker liker forutsigbarhet, er vi også svært tilpasningsdyktige. Erfaringsmessig vet vi at den misnøyen og motstanden man gjerne ser i forbindelse med endringsprosesser, ofte går over når endringene er ferdigstilt. Som en illustrasjon på dette, har det blitt funnet at selv om ansattes produktivitet reduseres umiddelbart etter relokasjon fra en type kontor til en annen, så returnerer produktiviteten til tidligere nivåer etter noe tid i den nye kontorløsningen. Etter et år hvor hjemmekontor har vært daglig arbeidssted, er det dermed rimelig å anta at mange nå har vendt seg til seg denne type arbeidssituasjon og at man har fått på plass de hjelpemidlene som er nødvendig for å gjennomføre oppgaver og gjøremål.

Viktig med god ledelse

God ledelse synes å være særlig viktig med tanke på å demme opp for de negative konsekvensene som kan følge av endringer og uforutsigbarhet i jobben. Arbeidsmiljøloven gjelder også for hjemmekontor. En rekke studier viser at tilrettelegging fra arbeidsgiver i form av god ledelse, organisatoriske prosedyrer og retningslinjer for håndtering av psykososiale utfordringer, samt andre former for støtte og hjelp har stor betydning for ansattes helse og trivsel. Betydningen av ivaretakende ledelse i endringsprosesser er også godt dokumentert. I en nylig studie av norske arbeidstakere ble det funnet at en leder som er inkluderende, rettferdig og støttende vil bidra til å forebygge uforutsigbarhet og usikkerhet på jobben, som igjen kan redusere psykiske påkjenninger.

Ved langvarig eller permanent bruk av hjemmekontor vil skillelinjene mellom jobb og familie i større grad viskes ut.

Konflikter mellom jobb og privatliv

En annen psykososial utfordring som mange med hjemmekontor nok har følt på kroppen det siste året, er uforenelige forventninger fra jobb og familie. Forskning viser at slike konflikter mellom jobb og privatliv er forbundet med økning i både søvnproblemer og helseplager. Ved langvarig eller permanent bruk av hjemmekontor vil skillelinjene mellom jobb og familie i større grad viskes ut. I en amerikansk studie som sammenlignet ulike arbeidssituasjoner, ble det funnet at nettopp ansatte med hjemmekontor opplevde størst grad av ubalanse i skillet mellom arbeid og familie. En forklaring på hvorfor denne type ubalanse er så belastende er at den representerer en klar og vanskelig rollekonflikt der prioritering av en rolle vil gå på bekostning av den andre rollen. En rekke studier viser at rollekonflikt virker mer negativt på helse og arbeidsevne enn andre jobbkrav slik som arbeidsmengde og høyt tempo i jobben.

Gjør definisjonsjobben

Som arbeidstaker er det flere grep man kan ta for å redusere konflikter mellom arbeid og familie. Så fremt det er mulig vil det være gunstig å ha en arbeidsplass som er forbeholdt jobbrelaterte aktiviteter. Dette bidrar til å skape et definert skille mellom oppgaver knyttet til jobben og gjøremål i hjemmet. Det vil også være formålstjenlig å ha fastsatt hvor stor del av dagen som skal brukes til arbeidet og hvor mye som skal brukes til andre aktiviteter (familie, avkobling, trening ol). En slik tydelig tidsfordeling vil i seg selv fungere som en rolleavklaring i og med at den definerer når man er på jobb og når man skal prioritere andre livsarenaer. Arbeidstidsreglene i Arbeidsmiljøloven gjelder også på hjemmekontor, så den definerte arbeidstiden bør ikke avvike fra det man jobber i en normalsituasjon. Sist, men ikke minst, rolleavklaring i hjemmet er særdeles viktig. Ha dialog med partner eller ektefelle og bli enig om hvordan man best mulig kan få til en god arbeidssituasjon samtidig som man også bidrar i hjemmet. Her er det selvsagt hensiktsmessig å etterstrebe en løsning som begge parter er fornøyd med.

Et alternativ kan her være å treffe kolleger utendørs på såkalte «walk and talk»-møter hvor det er mulig å ivareta avstand og smittevernhensyn.

Manglende sosial støtte

En siste sentral psykososial utfordring med langvarig bruk av hjemmekontor er fraværet av både formelle og uformelle sosiale møtepunkter. Formelle møter spiller en viktig rolle for jobbrelatert informasjonsflyt og samarbeid, mens de uformelle møtene har stor betydning for utveksling av mer fri informasjon, idégenerering og vedlikehold av det sosiale miljøet på en arbeidsplass. Mens den formelle biten delvis kan erstattes av digitale møtepunkter, er det vanskeligere å finne fullgode erstatninger for den uformelle samhandlingen mellom arbeidstakere. I og med at sistnevnte form for samhandling er en sentral faktor med hensyn til vennskap og relasjoner på en arbeidsplass vil fravær av dette kunne gi en opplevelse av ensomhet og isolasjon for mange arbeidstakere. Over tid kan dette gi grobunn for psykiske plager som angst og depresjon. Mangel på sosial kontakt og manglende sosial støtte kan være særlig vanskelig i tider med økt usikkerhet rundt jobbsituasjonen, i og med at slik støtte har vist seg å være viktige buffere mot opplevelse av usikkerhet. Sosial støtte fra familie og venner kan til en viss grad demme opp for mangel på jobbrelatert sosial kontakt. Med tanke på at rundt 20 prosent av nordmenn i alderen 20-66 år er enslige, er det imidlertid mange som ikke har tilgang til sosial støtte i hjemmet. Kontakt med venner og kollegaer blir da desto viktigere. Et alternativ kan her være å treffe kolleger utendørs på såkalte «walk and talk»-møter hvor det er mulig å ivareta avstand og smittevernhensyn. I en slik situasjon vil det være mulig å diskutere konkrete arbeidsoppgaver og samtidig bruke tid på å snakke om mer uformelle tema.

Ergonomi

Selv om mye av samfunnsdebatten rundt hjemmekontor har fokusert på de psykososiale sidene av arbeidsmiljøet, er det viktig å påpeke at arbeid hjemmefra også påvirker de mekaniske og fysiske aspektene av arbeidsmiljøet. Hvordan kroppen brukes i sammenheng med arbeidet har stor betydning for helse og trivsel. For eksempel kan kombinasjonen av en uheldig ergonomisk tilpasset arbeidsplass, og mindre variasjon og aktivitet i løpet av dagen, over tid føre til muskel- og skjelettplager, eller forverre plager en allerede har. Det er derfor viktig å få en individuelt tilpasset hjemmekontorarbeidsplass. I følge Arbeidsmiljøloven skal arbeidsgiver, så langt det er praktisk mulig, forsikre seg om at arbeidsforholdet er fullt forsvarlig også ved hjemmearbeid. Dette betyr blant annet at arbeidsgiver må forsøke å forebygge at arbeidstaker utsettes for plager, skader eller sykdom. Dette kan gjøres gjennom å kartlegge behov for utstyr, og ha en dialog med arbeidstaker om deres arbeidssituasjon, arbeidsmiljø og fysiske forhold. I og med at kontorarbeid i stor grad er stillesittende, bør man som et absolutt minimum sørge for at ansatte har tilgang til nødvendig datautstyr, en god arbeidsstol og bord, samt tilfredsstillende belysning.

Støy og inneklima

Støy er en kjent risikofaktor for konsentrasjon og arbeidsevne. I hjemmekontor kan distraksjon fra lyder og bevegelser fra andre i boligen være et problem. Man må kunne anta at svært få ansatte har innredet en kontorplass med god lydisolasjon. Andre tiltak, slik som bruk av støydempende hodetelefoner, kan derfor være nødvendig. På mange kontorarbeidsplasser foregår renhold utenfor arbeidstid. Det kan derfor være lett å glemme at arbeidsplassen jevnlig blir rengjort og vedlikeholdt. For å ivareta et godt inneklima på hjemmekontoret bør man sette av tid til renhold etter behov, samt foreta jevnlig utlufting. Dette gjelder særlig hvis man har hjemmekontoret i en del av boligen man ikke ellers ville ha brukt som oppholdsrom. Med hensyn til inneklima er det en klar sammenheng mellom fukt og soppvekst i bygninger og inneklimaplager, luftveisplager og astma. Opplever man stadige tilfeller av plager i form av hodepine, svimmelhet, øye- og luftveisirritasjoner, allergi og infeksjoner ved arbeid på hjemmekontor, kan det være aktuelt å gjennomføre en utredning av inneklimaet.

De fleste ulykker skjer i hjemmet

Ifølge Folkehelseinstituttet skjedde 91.722 skader av 280.000 ulykkesskader behandlet på norske sykehus i 2017 i eller rundt egen bolig. Dette har selvsagt sammenheng med at hjemmet er det stedet vi oppholder oss mest, og jo mer vi oppholder oss i boligen, desto større er sannsynligheten for at det skjer ulykker i hjemmet. Et tiltak for å forebygge skader og ulykker i hjemmet er å foreta en privat vernerunde knyttet til hjemmekontoret hvor man identifiserer og utbedrer potensielle risikofaktorer, slik som snublekanter og løse gjenstander. Man bør også foreta rutinemessige kontroller av brannvern og førstehjelpsutstyr.

Tar jobben overhånd også utenom arbeidstiden, vil man få mindre tid til restitusjon, noe som kan påvirke både søvn og helse.

Prioriter restitusjon

Selv om hjemmekontor har blitt hverdagen for mange arbeidstakere, bør man ha i mente at hjemmekontoret sannsynligvis ikke er en permanent løsning. Etter hvert som COVID-19 pandemien håndteres, vil vi forhåpentligvis gå tilbake til en normal arbeidssituasjon med mulighet for fysisk oppmøte på arbeidsplassen. Det er imidlertid en rekke ting man kan gjøre for å trives bedre i hjemmekontor. Tilrettelegging av en god og ergonomisk korrekt arbeidsplass hvor man har lett tilgang til nødvendig arbeidsutstyr er selvsagt viktig. I og med at kontorarbeid kan være fysisk, kognitivt og emosjonelt belastende, vil trening, fritidsaktiviteter og avslapning ha stor betydning med hensyn til å bearbeide belastningene fra jobben. Sett også av tid til familie og barn slik at det ikke oppstår unødvendige konflikter med andre i hjemmet. Tar jobben overhånd også utenom arbeidstiden, vil man få mindre tid til restitusjon, noe som kan påvirke både søvn og helse.

Forskning på behov for restitusjon viser at manglende restitusjon er forbundet med utmattelse og utbrenthet, noe som igjen har negative konsekvenser for effektivitet og produksjon. I et langsiktig perspektiv vil det å prioritere jobben foran familie og restitusjon dermed kunne være å gjøre seg selv en bjørnetjeneste. I en normal arbeidssituasjon bruker man tid på transport til og fra jobb. Denne tiden kan nå settes av til andre formål som renhold av arbeidsplass, ekstra tid med partner og barn, samt mosjon.

Innlegget En bedre arbeidsdag på hjemmekontoret dukket først opp på STAMI.

Kategorier
Arbeid og helse Hjemmekontor Hva er arbeidsmiljø Informasjon fra STAMI Ledelse Nyheter relatert til Helse, Miljø og sikkerhet Organisatoriske forhold Psykososiale forhold Sykefravær Teknologi og arbeidsmiljø

Stadige omorganiseringer gjør oss endringstrette

For et par år siden fulgte sportsleder i Budstikka, André Strømnes, hjemmelaget Stabæk på treningsleir til Tyrkia. Etter at han hadde skrevet papirintervjuet, levert saken til nett, gjort videoopptak og var klar for å ta noen stillbilder, lo klubbens sportslige leder og sa at han minnet ham om et enmannsorkester på Karl Johan. Strømnes begynte i Asker og Bærums Budstikke i 2001 og husker godt da lokalavisen skulle dekke Stabæks fotballkamper på begynnelsen av 2000-tallet.– Da sendte redaksjonen ut tre skrivende journalisterog to fotografer, slik at de hadde én i hver ende av banen. I dag sender vi én journalist, det hender også at fotografen må gå før kampen er ferdigspilt.At ny teknologi har endevendt deler av arbeidslivet, er mediebransjen et skoleeksempel på. Folks nye medievaner har sendt tsunamibølger gjennom nyhetsredaksjoner. Digitale, mobile og sosiale kommunikasjonsteknologier har flyttet lesere, lyttere og seere over i nye plattformer. Nå er smarttelefonen folks viktigste kilde til nyheter. Facebook, Twitter, Snapchat og andre formidlingsselskaper har ført til fritt fall i annonseinntekter. Endringer som har sendt bransjen inn i en mørk tunnel med omorganiseringer, innsparinger, nedbemanninger, i full fart mot en usikker fremtid.
En nedbemanningsprosess kan oppleves som krevende på mange måter, sier forsker Lise Fløvik.

Nedbemanninger påvirker oss

Mediebransjen er ikke alene. Rundt én av tre norske ansatte jobber i bedrifter som har nedbemannet i løpet av de siste tre årene, mens én av fire ansatte har vært gjennom en omorganisering. Forsker Lise Fløvik ved Statens Arbeidsmiljøinstitutt, STAMI, har i en ny doktorgradsavhandling sett på hvordan både nedbemanninger, omorganiseringer, outsourcing, permitteringer og sammenslåinger påvirker helsen og arbeidsmiljøet blant ansatte. 6000 arbeidstakere fra både offentlige og private bedrifter deltok i studien som tok for seg perioden 2004 til 2016. – Negative effekter forarbeidsmiljøet som lavere kontroll, større rollekonflikt og uklarhet rundt egen rolle, mindre forutsigbarhet, mindre sosial støtte fra både kollegaer og leder og opplevelser av at leder er mindre inkluderende og rettferdig var gjennomgående funn, forteller Fløvik.Blant de negative psykiske helseplagene var symptomer på angst og depresjoner utbredt.

Skaper usikkerhet

Tilbake til Budstikka, som har vært igjennom tre nedbemanningsrunder siden 2013. Da Elin Reffhaug Craig startet som journalist i 2006, var de 130 ansatte. I dag er de 50.– Det er veldig trist å se at man blir færre og at gode kollegaer ikke får fortsette, sier Elin Reffhaug Craig, men understreker at nedbemanningen hver gang har blitt løst med sluttpakker og frivillighet. – Likevel skaper det en generell usikkerhet. Men i Budstikka har de vært flinke til å informere og være åpne om prosessen underveis, som ga en større trygghet, sier hun.– En nedbemanningsprosess kan oppleves som krevende på mange måter, sier forsker Lise Fløvik.For én ting er hvordan de ansatte opplever lederen som må ta de harde beslutningene, men også mellom kollegaer kan det føles brutalt når det skal avgjøres hvem som får bli og hvem som må gå. – Vår forskning viser at ulike typer større organisasjonsendringer kan gjøre noe med det sosiale klimaet, også på lang sikt. Selv tre år etter en omorganisering fant vi at det påvirket arbeidsmiljøet og ansattes psykiske helse negativt.

God ledelse avgjørende

Tidligere forskning hos STAMI viser at usikkerhet og uforutsigbarhet i jobben også påvirker den psykiske helsen og fører til høyere sykefravær. – I våre undersøkelser fant vi at usikkerheten øker vesentlig ved endringer og omorganiseringer på arbeidsplassen, forteller Fløvik.Men funnene viser også at en støttende, rettferdig og inkluderende ledelse var viktig for å kunne redusere den negative effekten usikkerhet har på helsen. – Disse lederegenskapene vil være essensielle i en endringsprosess og har mye å si for hvordan ansatte opplever og takler omstillingen, legger Fløvik til.
Bilde av STAMI forsker Lise Fløvik

Lise Fløvik, forsker ved STAMI.

Kjersti Sortland kom inn som sjefsredaktør i Budstikka i 2013. Hun har selv fått endret sin stillingsbeskrivelse, i dag er hun både sjefsredaktør og daglig leder. Hun erkjenner at det har vært tøffe år.– Når du går fra 130 ansatte til 50 og bygger ned en organisasjon, kan du ikke be folk om å løpe enda fortere og forvente at alle skal gjøre mye mer av alt. Da er det ledernes jobb å legge en strategi der de ansatte er delaktige i prosessen. Det gir en større arbeidsglede å kunne styre egen hverdag, sier hun.Omorganiseringer er også vanskelig for ledere. Verden er i konstant endring, teknologien gjør til tider kvantesprang, og mange endringer blir uunngåelige. Nettopp fordi endring til tider er unngåelig, slik som i forbindelse med Covid-19, er det viktig å finne ut hva som kan lette de negative effektene av endringsprosessen som bedriften uansett må igjennom, påpeker Fløvik. – Internasjonal forskning har gjentatte ganger vist at åpen og god kommunikasjon fra ledelsen, inkludering av de ansatte i prosessene, samt opplevd støtte fra nærmeste leder gjennom endringsprosessen, har sammenheng med mindre psykiske og fysiske plager i ettertid. Det gjelder både for de som får beholde jobben, men også for de som mister jobben sin. Det er derfor særlig viktig at ledere opplyser, inkluderer og støtter sine ansatte gjennom slike endringsprosesser. 

Autonomi og rolleklarhet

Budstikka forteller at de har scoret høyt i medarbeiderundersøkelser når det gjelder medarbeidernes mulighet til å påvirke egen arbeidsdag. – Det ligger litt i journalistikkens natur, forklarer André Strømnes.– Det er ofte rom for å jobbe med de sakene man har lyst til.Nye strukturer har også ført til at redaksjonen har blitt bedre på å planlegge, mener kollega Elin Reffhaug Craig.– Det har mye å si for arbeidsmiljøet at du vet hva du skal fokusere på. Hvis alt flyter og du ikke helt vet hva som er din rolle eller hvor du skal begynne, skaper det en utrygghet. Før i tiden kunne man komme på jobb og ikke vite hva som skulle i avisen. Sånn er det ikke nå. Det er en helt annen arbeidsflyt, forklarer hun.Forsker Lise Fløvik bekrefter at kontroll over egen arbeidshverdag har en stor effekt på både motivasjon, produktivitet, arbeidsmiljø og helse. I sin doktorgradsavhandling fant hun klare sammenhenger mellom omorganiseringer og økt rollekonflikt og rolleuklarhet.– Når det er uklart hva som forventes av deg i jobben, synker også opplevd kontroll. Samtidig øker gjerne produksjonspresset. Det kan igjen påvirke psykisk helse og andre aspekter ved arbeidsmiljøet.André Strømnes i Budstikka legger ikke skjul på at arbeidspresset har økt. Siden han startet i 2001, har han hatt mange ulike roller og fått nye stillingsbeskrivelser, som blant annet vaktsjef og reportasjesjef for nyheter. Nå leder han sporten, men bidrar også som produserende journalist.– Arbeidsmengden blir stor når folk slutter og ikke blir erstattet. Man må brette opp ermene. Men man kommer jo til et punkt hvor man ikke klarer å jobbe fortere. Det er ikke så mye tid til å stå i de sosiale sonene å sladre i fem minutter lenger.At gjentatte omorganiseringer kan føre til et dårligere sosialt klima er også gjennomgående funn i Fløviks og STAMIs forskning på feltet. 

Opplæring viktig

Tidligere var journalistene i Budstikka ferdig med en sak når den var skrevet. Utformingen av den ble overlatt til typografene. Nå er typografene borte, og det er journalistene som produserer og lager de fleste avissidene selv. – Nå er vi både journalister og typografer, og ofte også fotografer, forklarer Strømnes. Selv synes han det er spennende å føle at han mestrer mange oppgaver, men forstår at det også kan oppleves stressende for andre. Forsker Lise Fløvik peker på at god opplæring kan være viktig for å ivareta et godt arbeidsmiljø i en omstillings- prosess. – Får man ikke tilstrekkelig opplæring og innføring i nye oppgaver man blir pålagt, har tidligere forskning indikert at både den indre motivasjonen og produktiviteten faller. – Så lenge bedriften legger til rette for kompetanseheving, kan man også gjøre flere ting på kortere tid, sier Reffhaug Craig. 
Får man ikke tilstrekkelig opplæring og innføring i nye oppgaver man blir pålagt, har tidligere forskning indikert at både den indre motivasjonen og produktiviteten faller.
– Hadde jeg sittet på den kompetansen jeg hadde i 2006 da jeg startet, hadde jeg ikke hatt en sjanse. Heldigvis er det i dag stor åpenhet og nysgjerrighet i avisen for å prøve ut nye digitale prosjekter. – Vi får jo en personlig utvikling ved å være med på dette, legger André Strømnes til. – Selv om sitronen blir skviset litt hardere, blir jobben samtidig mer meningsfull. Nesten annet hvert år gjør Budstikka små justeringer i organisasjonen. Sjefredaktør og daglig leder Kjersti Sortland er opptatt av at Budstikka skal være en agil bedrift, at den er smidig og tilpasningsdyktig. – Jeg tror vi mennesker trives best når vi får lov til å lære litt og strekke oss litt, sier Sortland. – Men det er viktig at man får opplæring og ikke blir kastet ut på dypt vann. Vi har derfor en veldig ambisiøs kompetansehevingsplan der alle skal utvikle sin digitale kompetanse. Sortland mener også det gir en trygghet for de ansatte når det signaliseres at de blir investert i og satset på. Fløviks doktoravhandling viser imidlertid at ansatte i bedrifter som hadde vært igjennom flere jevnlige omorganiseringer, hadde en økt risiko for omfattende psykiske plager. – Det kan være noe å tenke på. Det er mange bedrifter som tenker at vi gjør endringer til den nye normalen, for å hele tiden være på ballen. Vår forskning viser at det ikke er gitt at det er et gode. Forskningen indikerer tvert om at dette kan gå på helsen løs og at man blir endringstrett. Det ser ikke ut til at vi blir sterkere av hele tiden å stå i større endringer. Brorparten av oss ser ut til å bli mer slitne av det, sier Fløvik. Hun viser til at tidligere estimater har indikert at rundt to tredjedeler av større omstillingsprosesser ikke har lykkes i å nå de målene som ble satt da de ble startet. Hvorfor lykkes man ikke? – Våre studier indikerer at det nettopp kan være fordi arbeidsmiljøet og helsen til de ansatte blir så påvirket under en endringsprosess at man ikke klarer å produsere optimalt i lang tid etterpå. Dermed oppnår ikke endringen det resultatet som var målet i utgangspunktet, sier Fløvik. – Derfor er det svært viktig, kanskje noe av det viktigste, å ha i mente når man planlegger å gjennomføre en endringsprosess, at man har en samtidig strategi for hvordan man på best mulig måte ivaretar helse og arbeidsmiljø i bedriften. Tekst: Merete Glorvigen Foto: Geir Dokken

Les eller bestill magasinet Arbeid og Helse

Artikkelen ble først publisert i desember 2020 i STAMIs magasin Arbeid og Helse. Magasinet kan bestilles gratis hjem i posten.Bestill magasinet her
Innlegget Stadige omorganiseringer gjør oss endringstrette dukket først opp på STAMI.
Kategorier
Hjemmekontor Informasjon fra STAMI kontorlandskap Nyheter relatert til Helse, Miljø og sikkerhet Organisatoriske forhold Sykefravær

Delte og åpne kontorløsninger – hva er konsekvensene?

Mange virksomheter organiserer nå arbeidsplassene i åpne kontorkonsepter. Hovedargumentet  er at det vil spare kostnader til kontorbygg ved å utnytte arealene mer effektivt. Et annet argument er at åpne kontorløsninger stimulerer samarbeid og øker produktivitet.

I en ny rapport presenterer Stein Knardahl, forskningsdirektør ved STAMI, en oversikt over forskningen om konsekvenser kontorkonsepter har for fravær og frafall – forhold som har betydning for både virksomhetene, samfunnet og ansattes helse.

Økt sykefravær

Rapporten går gjennom undersøkelser som er publisert i internasjonale vitenskapelige tidsskrifter. En dansk og en svensk undersøkelse fant økt sykefravær i åpne landskaper, mens en ny svensk undersøkelse bare økt sykefravær i fleks-kontorer (hvor de ansatte ikke hadde egen arbeidsstasjon) og i landskaper av moderat størrelse – ikke i andre landskaper.

STAMI har publisert to undersøkelser om virkninger av kontorkonsepter. Den første undersøkte hvordan kontorløsninger påvirker ansattes sykefravær ved å analysere data om sykefravær hentet fra NAV. Studien viste at de som deler kontor eller jobber i åpent kontorlandskap har henholdsvis 18 og 12 prosent høyere risiko for sykemelding enn de som sitter på kontor alene. Forskerne har ingen sikker forklaring på årsakene, men virusinfeksjoner kan forklare noe av funnene. Det er årlige sesongvariasjoner i sykefravær på grunn av årstidsvariasjoner i forkjølelser og influensa.

Høyere risiko for uførepensjonering

STAMI-forskerne gikk videre med undersøkelser om kontorløsning også påvirket uførepensjonering. Resultatene fra den studien viser at sammenlignet med ansatte som jobbet i cellekontor hadde ansatte i delte kontor 50 prosent høyere sannsynlighet, mens ansatte i åpne kontor hadde nesten dobbelt så høy sannsynlighet for å bli uføretrygdet.

– Selv om bruk av åpne kontorløsninger og aktivitetsbaserte kontorkonsepter kan være arealeffektive og dermed kostnadsbesparende i et delregnskap, viser forskningen at kontorkonsepter også kan ha omfattende langtidskostnader. Arbeidsgivere bør derfor vurdere risiko for økt sykefravær og uførepensjonering ved innføring av åpne kontorløsninger, sier Knardahl.

Avbrytelser eller forstyrrelser fra kolleger og utfordringer med å konsentrere seg kan virke demotiverende og trettende.

Økt risiko for mikrobiologisk smitte

Rapporten presenterer også mulige årsaksmekanismer og faktorer som kan ha betydning for sammenhenger mellom kontorkonsepter og fravær og frafall fra arbeidslivet. Dette er ment som en sjekkliste til bruk for vurdering og implementering av kontorkonsepter.

– Sykefravær skyldes veldig mange ulike faktorer. For eksempel er det naturlig å tenke seg at kontorlandskap innebærer økt risiko for smitte av virusinfeksjoner, sier Knardahl.

Han forklarer at risiko for mikrobiologisk smitte øker med antall personer man møter fordi sannsynligheten for å møte en smittebærer øker. Risiko øker med tiden man sitter sammen med andre og avtar med større avstand til andre. Risiko for kontaktsmitte øker også om mange berører de samme flater som for eksempel dørhåndtak og tastaturer.

Men smitte kan ikke forklare økt risiko for uførepensjonering. Her må vi ifølge Knardahl se etter andre forklaringer.

– Avbrytelser eller forstyrrelser fra kolleger og utfordringer med å konsentrere seg kan virke demotiverende og trettende. Flere forskere har pekt på at behov for privatliv og personvern – «privacy» –  kan være uforenlig med å arbeide i landskaper. I tillegg viser forskning at en opplevelse av nedsatt kontroll over egen arbeidssituasjon kan bidra til sykefravær, påpeker han.

Utfordringer med hjemmekontor

Utfordringer med hjemmekontor (som kan være en komponent i konseptet aktivitetsbaserte arbeidsplasser) presenteres også i rapporten. Eksempler er manglende ledelse, utfordringer med ergonomien på arbeidsplassen, og uklare grenser mellom arbeidstid og fritid.

– For å sikre at kontorløsninger som innføres i norsk arbeidsliv, er bærekraftige med hensyn på ansattes helse og arbeidsevne er det behov for mer kunnskap om hvilke faktorer i ulike kontorkonsepter som bidrar til helse, arbeidsevne, fravær og frafall fra arbeidslivet, konkluderer Stein Knardahl.

Les rapporten

Innlegget Delte og åpne kontorløsninger – hva er konsekvensene? dukket først opp på STAMI.

Kategorier
Arbeid og helse covid-19 Hjemmekontor Hva er arbeidsmiljø Informasjon fra STAMI Ledelse Nyheter relatert til Helse, Miljø og sikkerhet Organisatoriske forhold Psykososiale forhold Teknologi og arbeidsmiljø

Hva skjer med arbeidsmiljøet i koronakrisen?

– Dette er jo ikke bare en smittevernsdugnad. Det er også en dugnad i arbeidslivet der folk og virksomheter strekker seg veldig.STAMI-direktør Pål Molander har blitt kalt inn til videointervju på Skype og har inntatt hjemmekontoret i husets loftstue. Under pulten ligger familiens hund, i etasjen under sitter kona. Det er ikke optimalt, påpeker han, men han tror det er verst for henne. Men til det positive:– Vi har kanskje blitt mer uformelle på jobb. Det er vanskelig å holde fasaden hjemme, der er du litt mer deg selv, og det er kanskje litt bra.Han skal i et europeisk ledermøte i morgen, men da skal han på kontoret, og få på seg en nystrøken skjorte.I snart et år har norsk arbeidsliv blitt snudd på hodet, også for STAMIs direktør. Men han klager ikke, han er blant de heldige. Deler av norsk næringsliv står i sin verste økonomiske krise på flere tiår. Fremdeles pågår oppsigelser og permitteringer. Krisen er på langt nær over. Noen funksjoner i samfunnet fortsetter nesten som før, men de aller fleste har fått en ny arbeidshverdag.– På kort sikt kan en krise virke samlende på de ansatte, sier Molander. Vi står sammen og løser oppgaver som er komplekse i en vanskelig tid. Det kan for mange gi en ekstra giv. Det er derfor jeg kaller det en dugnad. Men over tid kan man ikke tufte arbeidshverdagen på dugnad, understreker han.

Trenger mer kunnskap

Hvordan koronakrisen har påvirket arbeidsliv og arbeidsmiljø finnes det foreløpig lite kvalitetssikret forskning på. STAMI har så langt startet en gjennomgang av internasjonal vitenskapelig litteratur for å kunne oppsummere det vi vet til nå.– Det er et stort behov for kunnskap fremover i en norsk kontekst. Derfor er STAMI i gang med å legge til rette for nye prosjekter. Spesielt longitudinelle studier, som betyr at vi ser på utvikling og endring over tid. Den beste kunnskapen tar det nemlig tid å skaffe, påpeker Molander.– Men det finnes noen relevante studier om for eksempel bruk av hjemmekontor og arbeidsmiljø. Og der ser vi et tydelig skille mellom frivillig og pålagt hjemmekontorløsning.
Dette er jo ikke bare en smittevernsdugnad. Det er også en dugnad i arbeidslivet der folk og virksomheter strekker seg veldig.

Hjemmekontoret

For den største og mest synlige endringen for en stor del av norske arbeidstakere er at jobben er flyttet hjem. Og hjemmekontor skal vi fortsette med lenge, ifølge norske myndigheter. Foreløpig vet vi lite om de langvarige konsekvensene av at så mange av oss jobber hjemmefra og isolert fra kolleger og ledere.Arbeids- og sosialdepartementet skal derfor gjennomgå reglene ved bruk av hjemmekontor, for å avklare om regelverket bør fornyes. Når hjemmekontor har blitt den nye normalen for mange, blir det viktig å se på de fysiske forholdene rundt arbeidsmiljøet, men også de psykososiale forholdene.Månedsvis med jobbing fra kjøkkenbordet, i trange leiligheter, i hundretusenvis av hjem der barna braser inn døra før du er ferdig med dagens digitale lunsjmøte, der du møter kollegaer i chatrommet, eller som mutede sorte bokser på digitale møterom i Teams eller Zoom. Det kollegiale limet forsvinner, grensene mellom jobb og fritid hviskes ut, og kjøkkenstolen egner seg ikke like godt som kontorstol. Et svartmalt bilde for de som ser på arbeidsplassen som et levende og sosialt, men samtidig et produktivt og blomstrende samhandlingsrom. Men når hjemmekontoret ble hverdagen for svært mange, innebar det også en stor frihet og fleksibilitet.Pål Molander trekker gjerne fram de positive sidene ved å jobbe hjemmefra. Som autonomi.– I Norge er det en kultur for at arbeidstakere har høy autonomi og er med på å styre arbeidshverdagen selv. Vi har også et arbeidsliv som er preget av tillit mellom ledere og ansatte. Derfor er vi godt rigget for å jobbe hjemmefra, mener han.
Bilde av Pål Molander i et digitalt videomøte.

STAMI-direktør Pål Molander har de siste månedene ofte praktisert fjernledelse fra hjemmekontoret på loftet.

– At du har autonomi og kontroll over eget arbeid, legger til rette for at vi kan stille høye krav til arbeidet, og til oss selv. I Norge skårer vi høyt på dette, noe som gjør oss svært konkurransedyktige i en stadig mer globalisert verden.Molander legger til at en høyere grad av autonomi likevel kan oppleves ulikt. På hjemmekontoret kan det bli mindre oppfølging av de ansattes arbeid, kontakten med nærmeste leder blir fort redusert, og uformelle kontaktarenaer forsvinner. For noen fungerer det å jobbe mer selvstendig, for andre kan det føre til mindre støtte og positiv oppmerksomhet, samt økt usikkerhet og rolleuklarhet.

Kunsten å drive fjernledelse

I lengden kan det også bli krevende for ledelsen å følge opp de ansatte på en konstruktiv og god måte når man ikke jobber under samme tak.– Derfor blir idealet om en rettferdig, inkluderende og sosialt støttende ledelse desto viktigere, mener Molander.I en vanlig arbeidshverdag vil en ansatt få det daglige samrådet med ledere og mellomledere nærmest automatisk, som uformelle signaler, i forbifarten eller kanskje i lunsjen.– Slik får du som leder kanskje også dekket kontrollbehovet ditt og skaffer deg nødvendig oversikt på en mild måte. På elektroniske flater blir denne uformelle måten å følge opp de ansatte på, borte. Da må man i større grad ta aktiv kontakt, som kan oppfattes som økt grad av kontroll. Det kan igjen gi en følelse av lavere tillit hos leder, forklarer Molander.
Terskelen for å kontakte leder eller kollegaer er også større når man jobber hjemmefra.
Han mener det er to grøfter man må styre unna som leder når man ikke lenger møter de ansatte fysisk på jobb.Tillit til at de ansatte på selvstendig vis utfører den jobben de skal fra et hjemmekontor er i utgangspunktet positivt, men drar man det for langt kan det fort oppfattes som liten interesse. Det kan påvirke arbeidsmiljøet negativt.– Behovet for å bli sett av leder, oppleve støtte, få annerkjennelse for jobben du har gjort, muligheter for utvikling og nye spennende oppgaver er en viktig del av belønningsmekanismene på en arbeidsplass. Alt dette blir borte hvis lederen er for distansert, forklarer STAMI-direktøren.Den andre grøften er en kontrollerende ledelse, der ansatte vil føle seg overvåket og mister følelsen av autonomi.–  Terskelen for å kontakte leder eller kollegaer er også større når man jobber hjemmefra, påpeker Molander. Selv sitter han på mye mindre informasjon nå enn når han er i en normalsituasjon.– Og føler du at du mister noe av oversikten kan det kanskje bli fristende å oppsøke informasjonen selv. Da skal du ha tunga rett i munnen, slik at dette ikke oppleves som negativ kontroll snarere enn sosial støtte og legitim oppfølging.

Tilgjengelig til enhver tid

Hjemmekontoret, frivillig eller ufrivillig, kan dessuten viske ut skillet mellom jobb og fritid ytterligere. Dilemmaet har vært tema for mye forskning de siste årene etter at digitale plattformer og sosiale medier har endret vår måte å jobbe på, og har inspirert begreper som «Technostress» og «Telepress».«Technostress» er negative opplevelser forbundet med digitalisering og nye teknologier. «Telepress» handler primært om tilgjengelighetskrav.
 Stadig mer fleksible måter å kommunisere på gir nye muligheter. Men slik fleksibilitet kan også føre til ubalanse mellom jobb og privatliv.
Bilde av Jan Olav Christensen, forsker ved STAMI.

Jan Olav Christensen, forsker ved STAMI, forteller at hjemmekontoret kan bidra til ubalanse mellom jobb og privatliv.

– Stadig mer fleksible måter å kommunisere på gir nye muligheter. Men slik fleksibilitet kan også føre til ubalanse mellom jobb og privatliv, hvis man ikke klarer å opprettholde en tydelig grense mellom de to sfærene, sier forsker på STAMI, Jan Olav Christensen, som er prosjektleder for prosjektet «Future of Work».– Vi kan ende opp med å jobbe mer enn det som er sunt. Enten det skyldes forventninger fra andre eller at vi selv synes vi burde få gjort mer, kan det være vanskelig å legge bort jobben når vi tross alt ikke trenger å «gå hjem». Og det kan bli ekstra slitsomt hvis vi opplever sosial isolasjon og redusert sosial støtte fra kolleger og ledere, legger han til.

Etter krisen

Så hva er det gode rådet?– Følge smittevernregler så man kommer ut av dette raskest mulig. Så kan man puste ut, og tenke på de positive sidene som vi kan ta med oss videre, svarer STAMI-direktøren.Molander mener at dersom krisen over tid fører til at arbeidsgivere eller arbeidstakere blir mer positive til hjemmekontor, som i høy grad er basert på frivillighet og fleksibilitet, og hvor man kan møte på jobb litt som man vil, kan erfaringene vi har fått fra pandemien ha en gunstig effekt på arbeidsmiljøet. Men ikke nødvendigvis på samhandling og produktivitet.– En arbeidsdag der folk kan styre det litt selv, samtidig som leder setter noen krav til tilstedeværelse i tråd med organisasjonens behov, kan gi en positiv utvikling som jeg tror kan kle det norske arbeidslivet i moderate doser, legger Molander til.Men man skal ikke undervurdere behovene for å treffes fysisk både av hensyn til oppgaver og arbeidsmiljø. Og man må ikke falle for fristelsen å sende folk hjem for å spare husleie og kvadratmetre, advarer han.– Det er så langt ikke belegg for å si at det er en klok beslutning, verken knyttet til effektivitet eller arbeidsmiljø over tid, og det vil redusere mulighetene for fleksible løsninger hvis man drar det for langt.Han viser til at flere større arbeidsgivere allerede tidlig i pandemien konkluderte med at hjemmekontor var en bedre løsning enn kontorløsningene de hadde benyttet så langt.– Hvis store, tunge selskaper, som vi vanligvis er stolte av, går foran og får sette agendaen på dette feltet på basis av et meget spinkelt kunnskaps- og erfaringsgrunnlag, som også er ervervet i dugnadstid, er jeg redd for at norsk arbeidsliv gjør seg selv en bjørnetjeneste. Jeg har tro på kunnskapsbaserte beslutninger. Noen ganger betyr dette at man må ha litt is i magen, slår STAMI-direktøren fast.Et annet viktig spørsmål er hvordan utstrakt bruk av hjemmekontor påvirker tilhørigheten til jobben og til arbeidsgiver.– Man vet at jobbtilhørighet er viktig for helse, trivsel og motivasjon. Men hvor mye lettere vil det være å bytte jobb oftere hvis du ikke har den fysiske tilhørigheten til arbeidsplassen? spør han.– Det er ganske store og ubesvarte spørsmål som har stor betydning for økonomi og produksjon. Foreløpig kan man bare spekulere, men at det er store kostnader knyttet til å rekruttere og lære opp nye ansatte, er hevet over enhver tvil. Å skulle gjøre dette digitalt, og i tillegg utvikle bedriftskulturer og gode arbeidsmiljøer på slike flater, vil kunne bli en dyrekjøpt erfaring for mange nyfrelste når dugnadstiden er over. Det kan være like skummelt som å fornekte det digitale skiftet og tviholde på gårsdagens løsninger.– Min største frykt er at vi etter denne pandemien sitter igjen med et arbeidsmiljøfotavtrykk som likner mer på det de har mange andre steder i verden, der vi gir fra oss dette store fortrinnet vi har i Norge knyttet til medarbeiderengasjement og tillit. Det som gjør at vi yter litt ekstra og at jobben gir oss noe mer enn bare penger i banken. Det er bra for helsa, og det er bra for butikken eller kvaliteten på tjenestene. Det er alle disse små tingene som i sum bidrar til at vi er blant de mest produktive landene i Europa.Tekst: Merete Glorvigen  Foto: Thomas Kleiven og Geir Dokken.

Les eller bestill magasinet Arbeid og Helse

Artikkelen ble først publisert i desember 2020 i STAMIs magasin Arbeid og Helse. Magasinet kan bestilles gratis hjem i posten.Bestill magasinet her
Bilde av magasinet Arbeid og Helse
Innlegget Hva skjer med arbeidsmiljøet i koronakrisen? dukket først opp på STAMI.